Miljönytta och kvalitetssäkrat med krav på Svanen
Krav på märkningar i upphandling ger Helsingborgs stad verklig miljönytta, ett kvalitetssäkrat arbete och underlättar inköpen. Stadens arbete begränsar inte heller konkurrensen.
Helsingborgs stad har i många år kommit högt i Aktuell Hållbarhets kommunranking över Sveriges miljöbästa kommuner. Det är ett resultat av ett långsiktigt och aktivt arbete med att vara ledande i miljö- och klimatfrågor där de även inspirerar andra att göra hållbara val.
Staden ser upphandling som ett viktigt strategiskt verktyg för att nå sina mål. Varje år köper staden in varor och tjänster för strax under fyra miljarder kronor, vilket skapar stor potential att styra affärerna mot en mer hållbar stad.
Fördelar med krav på märkning
Helsingborgs stad har under lång tid ställt krav på tredjepartcertifierade märkningar i sina upphandlingar. De anser att tredjepartscertifierade oberoende märkningar är en bra kvalitetssäkring.
– Syftet med miljökraven är att de verkligen ska ge miljönytta. Skillnaden mot märkningar som inte är tredjepartscertifierade är att dessa är svårare att bedöma miljönyttan av, förklarar Kristina Fägerskiöld, hållbarhetsstrateg på Helsingborgs stad.
Andra fördelar de ser med krav på Svanen är att det är en välkänd märkning hos både leverantörer och hos beställarna ute i alla verksamheter. Det är även en märkning de känner att de kan lita på och som effektiviserar stadens arbete med uppföljning av kraven under avtalstiden.
Marknadsundersökningarna är avgörande
Staden prioriterar i vilka upphandlingar de ska fokusera på att ställa miljökrav, för att på bästa sätt nå sina målsättningar. För att skapa trygghet att miljökraven inte blir konkurrensbegränsande är marknadsundersökningar avgörande.
Marknadsundersökningar görs på olika sätt beroende på vilken upphandling som ska genomföras. Det kan exempelvis vara; RFI, intervjuer, workshops eller telefonsamtal. Men de googlar även runt för att undersöka utbudet av miljömärkta produkter inför en upphandling.
– Det är väldigt viktigt och bra att göra marknadsundersökningar för att få så bra miljökrav som möjligt. Det ger väldigt mycket, säger Kristina.
I upphandlingar av produkter ställer staden ofta obligatoriska krav på miljömärkning då det inom många produktgrupper finns ett brett utbud. Praktiskt sett görs det genom att de i sortimentslistan märker ut vilka produkter som ska vara miljömärkta, alternativt uppfylla likvärdiga kriterier. Ett annat sätt de arbetar på är att anbudsgivaren får ett påslag på utvärderingspriset om de inte kan erbjuda produkter som uppfyller miljökraven.
I senaste upphandlingen av konferenstjänster efterfrågade Helsingborgs stad en bokningstjänst.
– Kravet ställdes så att leverantören ska erbjuda ett brett utbud av Svanenmärkta konferensanläggningar. Sen hade vi även plockat ut vissa krav ur Svanens kriteriedokument som är extra viktiga och ställt dessa som obligatoriskt krav för alla konferensanläggningar som ska avropas, förklarar Kristina.
Ett avtal löper under flera år och marknaden hinner utvecklas. Helsingborg stad arbetar därför att ta med en avtalsskrivning om att leverantören under avtalstiden ska medverka till att nya miljömärkta produkter ska lyftas in i sortimentet.
Respons från verksamheter och leverantörer
Staden upplever att många av företagen är positiva och vill arbeta åt samma håll. Anledningen tros vara stadens profilering inom miljöarbetet sedan många år. Däremot kan det uppstå frågor om krav på märkningar på enskilda produkter i varu-upphandlingar.
Har vi gjort en marknadsundersökning känner vi att vi har gjort vår hemläxa och vet att det efterfrågade kravet fungerar. Det resulterar ofta i att kravet kvarstår och skapar en trygghet för oss att vi inte begränsar konkurrensen.
Eftersom miljöarbetet är förankrat i alla förvaltningar genom miljösamordnare och inköpsamordnare förekommer få negativa synpunkter på att miljömärkta produkter och tjänster exempelvis skulle kosta mer.
Helsingborgs stad har även en hög avtalstrohet vilket visar på att verksamheterna accepterar stadens ambitiösa miljöarbete. Dessutom blir det enkelt för beställarna att göra miljönytta vid inköpen när de har ett stort utbud av miljömärkta produkter att välja på.
Lärdomar och tips till andra
En viktig aspekt är att det är bra med tydlighet från ledningen att miljöarbetet är prioriterat. Därutöver är Helsingborgs stads lärdomar:
- Ökad kunskap och förståelse som leder till fler och bättre krav succesivt.
- Ingen upplevd generell kostnadsökning vid krav på miljömärkningar.
- Enkelt för beställarna att välja rätt och hållbart vid inköpen.
Kristina reflekterar över bredden av branscher och områden som Svanen finns inom:
– Det inspirerarar och ökar möjligheten att ställa krav på miljömärkning i fler upphandlingar.
Detta gör att det är en självklarhet för staden att fortsätta ställa krav på miljömärkning.
Helsingborgs stad rekommenderar:
- Börja med upphandlingar av standardprodukter och vanligt förekommande tjänster.
- Prioritera några upphandlingar där ni får störst effekt och som bidrar till era miljömål.
- Ställ krav på märkningar där det inte är någon prisskillnad.
- Prioritera avtal som berör barn som är känsliga för farliga ämnen och kemikalier.
- Fundera på syftet med kravet och vad ni anser är en likvärdig märkning.
